– التجهيزات المكتبية
– تعد الأدوات، والآلات، والأثاث المستخدم في المكتب غاية في الأهمية على الصعيدين الشخصي والعقلي؛ لتسهيل تقديم أفضل الخدمات لموظفي المؤسسة وللآخرين .
– فلا تستطيع أن تتصور مدرستك، بدون أثاث، أو ماكنة تصوير، أو هاتف، أو فاكس، أو جهاز حاسوب، أو قرطاسية .
– فوجود مثل هذه الأدوات في المكتب لا تساعد فقط على الإسراع في إنجاز العمل وتقديم الخدمات بدقة وكفاءة، بل تسهم أيضاً في الإقتصاد في النفقات، فكلنا يعلم استطاعت أجهزة الاتصال الحديثة مثل : الهاتف النقال، وماكنات التصوير، والفاكس، وهاتف المؤتمرات، وفيديو المباشرة .
– كما أن جهاز الحاسوب والذي يعد من الأجهزة الأساسية في أي مكتب أسهم وبشكل كبير في إنجاز العمل بسرعة ودقة متناهيتين، ناهيك عن قدرته على الاحتفاظ بكم هائل من المعلومات التي يمكن الاحتفاظ بها ولفترات طويلة جداً، وبالتالي توفير الورق والملفات وأماكن تخزينها .
– نظراً لأهمية الأدوات المكتبية في العمل المكتبي واتساع استخدامها في المكاتب الحديثة، فإن المهتمين بإدارة المكاتب وتنظيمها أدخلوا حديثاً مفهوم التنميط ( التوحيد ) في هذه الأدوات، فوضعوا مواصفات ومقاييس محددة ليتبعها المنتجون للأثاث والأدوات المكتبية لكي تتناسب مع طبيعة عمل المؤسسة وظروف عملها .
– مزايا التنميط والتوحيد
– يمكن القول بأن التنميط والتوحيد للأدوات والمعدات المكتبية يحقق كثيراً من المزايا منها :-
١- تبسيط اجراءات الشراء، حيث أن توحيد مواصفات ومقاييس الأدوات المكتبية ومقاييسها يعفي المؤسسة من النظر في المواصفات والمقاييس مرة أخرى عند تكرار شراء الأدوات نفسها .
٢- زيادة إنتاجية العاملين الذين يقومون بأعمال متشابهة وباستخدام نفس الأدوات والمعدات نفسها .
٣- تكوين انطباع جيد في نفوس العاملين والزائرين عن حسن الترتيب والتنسيق في المكتب .
٤- إحكام الرقابة على الأدوات، والآلات، وتكاليف تشغيلها .
٥- استخدام الأدوات المكتبية من أكبر عدد ممكن من العاملين .
٦- توفير قطع الغيار للآلات والأدوات المكتبية .
