– السكرتارية العامة
– هي وحدة إدارية تختلف تسميتها من مؤسسة إلى أخرى، فقد يطلق عليها “الشؤون الإدارية”، أو “إدارة الخدمات”، أو “السكرتارية العامة”، أو “الأمانة العامة” .
– أقسام السكرتارية العامة
– غالباً ما يتم تقسيم السكرتارية العامة إلى الوحدات الآتية:-
١- وحدة الاستعلامات
– تتخصص في الرد على استفسارات المراجعين، واتصالات الجمهور، واستقبال الزوار والمراجعين وتنظيم دخولهم إلى مكاتب المؤسسة، واستلام البريد في غير أوقات الدوام .
٢- وحدة المحفوظات
– تتخصص في استلام المعلومات، وترتيبها، وحفظها، والإشراف على تداولها، وصيانتها من التلف .
٣- وحدة الصيانة
– تتخصص في إصلاح الآلات والأودات المكتبية وصيانتها والقيان بعمل الترميمات اللازمة وأعمال السباكة، والأعمال الكهربائية اللازمة .
٤- وحدة الطباعة
– تتخص في طباعة كل المراسلات والوثائق لكل الإدارات والأقسام في المؤسسة .
٥- وحدة الحركة
– تتخصص في حركة وسائل النقل الخاصة بأعمال المؤسسة، وصيانتها، وتجديد رخصها وبوالص تأمينها، ومراقبة استهلاك الوقود .
٦- وحدة مراقبة الدوام
– تتخصص في مراقبة حضور العاملين وانصرافهم، وإعلام شؤون الموظفين بحالات التأخير والغياب .
– وهناك وحدات أخرى: النظافة والهاتف والحراسة والأمن .
