– ما هي وظائف المكتب
– تنقسم وظائف المكتب إلى قسمين هما :-
– ما هي الوظائف الأساسية للمكتب
– يتضمن وظائف أساسية للمكتب في أية مؤسسة، حيث يمكن إجمالها بما يأتي :-
١- استقبال البيانات وجمعها
– يقوم المكتب بجمع المعلومات التي تحتاج إليها المؤسسة في الوقت الحاضر، أو التي يمكن أن تستعملها في المستقبل .
– وهذه المعلومات يمكن جمعها من داخل المؤسسة ( الإدارات والأقسام المختلفة ) أو من خارجها ( عملاء، مناقشون، زائرون، الحكومة، منشآت أخرى ) .
– ويتم جمع هذه المعلومات بعدة وسائل، وأهمها: الهاتف، الطلبات، البريد، الفواتير، التقارير، الأبحاث، البريظ الإلكتروني، الرسائل .
٢- توثيق البيانات
– يقوم المكتب بتوثيق البيانات التي جمعها في سجلات خاصة للاستفادة منها عند الحاجة، وبالتحديد عند إتخادذ القرارات زرسم السياسات .
٣- تبويب البيانات وتحليلها
– لايمكن الاستفادة من البيانات التي تم جمعها، إلا بعد أن يقوم المكتب بتبزبيها بالشكل الصحيح على شكل قوائم، أو ميزانيات، أو إحصائيات، أو تقارير .
– ومن ثم العنل على تحليل هذه البيانات للاستفادة منها في أغراض التخطيط، ورسم السياسات، واتخاذ القرارات .
٤- تزويد البيانات
– يقوموالمكتب بتزويد المعلومات المتوافرة لظيه إلى الجهات التي تستفيد منها، داخلية كانت أو خارجية .
– وهذه البيانات يمكن أن تأخذ شكل تقارير حول سير العمل، أو كشوفات بالحضور والغياب، أو كشوفات الحسابات، أو طلبات المواد الخام، أو تعليمات خاصة، أو إحصاءات تحتاج إليها الدوائر الرسمية .
– ما هي الوظائف الثانوية للمكتب
– يقوم المكتب بوظائف ثانوية تتمثل في وظيفة العلاقات العامة، التي من خلالها يقوم المكتب بدور همزة الوصل بين الؤسسة والعالم الخارجي، مساعدة الإدارة على القيام بوظائف التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، حيث إنه ليس من السهل على أية مؤسسة القيامة بالوظائف الإدارية دون خدمات المكتب والبيانات والمتوافرة لدية .
– والمحافظة على ممتلكات المؤسسة وأصولها، ومثل:- الآلات، أجهزة الإضاءة، أجهزة التكييف، أجهزة الحاسوب، الوثائق والمستندات .
– المساعدة في شراء الأدوات المكتبية والحصول على المناسبة منها، وتصميم النماذج المختلفة للإدارات والأقسام في المؤسسة، وبتقديم بعض الخدمات إلى جمهور المتعاملين مع المؤسسة، مثل: التصديق على الأوراق الرسمية، وتعبئة نماذج المعاملات، وإصدار الوثائق الرسمية، وتقديم الإرشادات والمعلومات وغيرها .
