ما هي الوظائف الأساسية للمكتب

– ما هي الوظائف الأساسية للمكتب

– يتضمن وظائف أساسية للمكتب في أية مؤسسة، حيث يمكن إجمالها بما يأتي :-

١- استقبال البيانات وجمعها

– يقوم المكتب بجمع المعلومات التي تحتاج إليها المؤسسة في الوقت الحاضر، أو التي يمكن أن تستعملها في المستقبل .

– وهذه المعلومات يمكن جمعها من داخل المؤسسة ( الإدارات والأقسام المختلفة ) أو من خارجها ( عملاء، مناقشون، زائرون، الحكومة، منشآت أخرى ) .

– ويتم جمع هذه المعلومات بعدة وسائل، وأهمها: الهاتف، الطلبات، البريد، الفواتير، التقارير، الأبحاث، البريظ الإلكتروني، الرسائل .

٢- توثيق البيانات

– يقوم المكتب بتوثيق البيانات التي جمعها في سجلات خاصة للاستفادة منها عند الحاجة، وبالتحديد عند إتخادذ القرارات زرسم السياسات .

٣- تبويب البيانات وتحليلها

– لايمكن الاستفادة من البيانات التي تم جمعها، إلا بعد أن يقوم المكتب بتبزبيها بالشكل الصحيح على شكل قوائم، أو ميزانيات، أو إحصائيات، أو تقارير .

– ومن ثم العنل على تحليل هذه البيانات للاستفادة منها في أغراض التخطيط، ورسم السياسات، واتخاذ القرارات .

٤- تزويد البيانات

– يقوموالمكتب بتزويد المعلومات المتوافرة لظيه إلى الجهات التي تستفيد منها، داخلية كانت أو خارجية .

– وهذه البيانات يمكن أن تأخذ شكل تقارير حول سير العمل، أو كشوفات بالحضور والغياب، أو كشوفات الحسابات، أو طلبات المواد الخام، أو تعليمات خاصة، أو إحصاءات تحتاج إليها الدوائر الرسمية .