– ما هي الوظائف الأساسية للمكتب
– يتضمن وظائف أساسية للمكتب في أية مؤسسة، حيث يمكن إجمالها بما يأتي :-
١- استقبال البيانات وجمعها
– يقوم المكتب بجمع المعلومات التي تحتاج إليها المؤسسة في الوقت الحاضر، أو التي يمكن أن تستعملها في المستقبل .
– وهذه المعلومات يمكن جمعها من داخل المؤسسة ( الإدارات والأقسام المختلفة ) أو من خارجها ( عملاء، مناقشون، زائرون، الحكومة، منشآت أخرى ) .
– ويتم جمع هذه المعلومات بعدة وسائل، وأهمها: الهاتف، الطلبات، البريد، الفواتير، التقارير، الأبحاث، البريظ الإلكتروني، الرسائل .
٢- توثيق البيانات
– يقوم المكتب بتوثيق البيانات التي جمعها في سجلات خاصة للاستفادة منها عند الحاجة، وبالتحديد عند إتخادذ القرارات زرسم السياسات .
٣- تبويب البيانات وتحليلها
– لايمكن الاستفادة من البيانات التي تم جمعها، إلا بعد أن يقوم المكتب بتبزبيها بالشكل الصحيح على شكل قوائم، أو ميزانيات، أو إحصائيات، أو تقارير .
– ومن ثم العنل على تحليل هذه البيانات للاستفادة منها في أغراض التخطيط، ورسم السياسات، واتخاذ القرارات .
٤- تزويد البيانات
– يقوموالمكتب بتزويد المعلومات المتوافرة لظيه إلى الجهات التي تستفيد منها، داخلية كانت أو خارجية .
– وهذه البيانات يمكن أن تأخذ شكل تقارير حول سير العمل، أو كشوفات بالحضور والغياب، أو كشوفات الحسابات، أو طلبات المواد الخام، أو تعليمات خاصة، أو إحصاءات تحتاج إليها الدوائر الرسمية .
